有效的会议领导 Leading an Effective Meeting
By 译者：佚名
会议结束了，马特又在纳闷哪里出了问题。一个半小时过去了，没有达成任何结果，参加会议的六个人都觉得自己的时间给浪费掉了。开会的费用是很大的，每个与会人员的工资和福利都要加在一起。这样算下来，会议每个小时的费用会高达几百美元，或者更多。能否有效的利用开会时间可以区别是明智的举措还是白白的浪费。
下面的六个步骤可以帮助你计画准备好会议，可以确保你的意见会得到大家的同意，你的职位不断向前发展。
1．会议要有计划和清晰的目标。大部分的会议是为了传递资讯或者解决问题。会前给每个与会者提供会议大纲和会议要达成的意向。把会前需要阅读的材料发送给每个与会者。“勤勉者的计画使他们领先”(箴言书21：5)。有效的计画是最重要的一步。
2．准备一份会议的安排并事先分发给大家。如果会议安排的时间很短，一份会议提纲会让时间得到充分的利用。这份提纲应该包括简洁的会议目的。如果会议是资讯性的，把需要传达的材料概括出来，并提供提问的时间。这样可使每个人集中话题。题外之谈造成时间的浪费。如果发生了这种情况，就用会议提纲委婉的提醒大家会议的真正目的，并把话题拉回到正题。
3．如果一件事情需要大家一起策划，会议一开始就把要解决的问题清楚的告诉大家，保证大家对问题有共同的了解和付诸行动的必要性。
在大纲上，概括出问题和与之有关的情况。就手头的情况要争得大家的共识。这是因为每个人看问题的出发点不同，如果大家对现在的情况都没有达成一致的认识和看法，谈论解决的方案更是谈何容易。有一个例子，会议的目的是缩短对客户谘询的反应时间。会议期间很明显的有些与会者认为只有客户的电话谘询一项出了问题，而主持会议人则认为普通信件和电子邮件也出了问题。当这个分歧被指正后，会议变得非常有效和富有成果。“假设只会带来争论”(箴言书13：10)错误的假设会破坏会议的效率
4．提前订好基本规则，包括时间限制，目的，和参加会议者的层面。如果会议要传递资讯，就向与会者解释每个人都需要作笔记，并要求他们向自己的部门作传达。会议要准时开始。我养成了准时开始会议的习惯，因为浪费时间是很昂贵的。因为每个人的时间都是宝贵的，加在一起更是如此。
5．确保会议不跑题，要让话题一直顺著主题发展，让每个与会者都发表意见。请那些安静，害羞的人发言，问他们具体的问题好知道他们的想法。同样的，让那些一直说个不停的人停下来。“第一个表态的听起来很对，一直到别人来检查他的观点”(箴言书18：17)。不要让少数几个人把持整个会议。每个人被邀请来是因为觉得他们可以提出自己的观点。成功的会议领导让这个目的得到实现。所罗门王发现，“一个人心中的计画如同深水，只有慎思的人得把水汲出。”(箴言书20：5)
6．如果主要的与会者不能参加或者人们无备而来，不妨取消并重新安排会议。乱噪噪的开会是浪费时间，甚至还不如不开会议。我发现在人们没有准备的情况下取消会议，把会议延期，并私下的和那些没有准备的人交流让他们再作准备，那么当会议第二次举行时，他们都会有备而来，会议也进行的更为顺畅。
