电子邮件的使用礼节
By 译者: 徐莱
我们都应当讲究有关电子邮件的礼节，而这是需要下一番功夫的。尤其在商业界，我们崇尚信誉、掌握时机及合作分，并常高唱「顾客至上」，著重与顾客的沟通，以达成促销、增产与营利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼节；一些邋遢懒散的习惯，不仅会引起员工的窃笑，更容易在顾客面前闹笑话。
以下是一些很新进的电子邮件技巧及应注重的礼节：
- 要提纲挈领。切忌使用含义不清的标题，例如：「嘿！」或是「单单给你的！」
- 须简明扼要。针对需要回覆及转寄的电子邮件，一定要清理回覆的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说：「我最近收到一份电子邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，我实在没有必要知道这些讯息。」有一个妙方就是寄信时采「匿名附件收信者」(BC) 取代「附件收信者」(CC) 方式，或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容，例如：原件中「摘要」(memo to) 部分之主题、位址及日期等。
- 注意回答问题的技巧。当回件答复问题的时候，最好只把相关的问题抄到回件□，然后附上答案。不要用自动回应键，那样会把来件所有内容都包括到回件中；但也不要仅以「是的」二字回复，那样太生硬了，而且让读的人摸不著头脑。
- 合宜地称呼收件者，并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方，寄与何人，但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节，包括在信件开头尊称收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话，以方便收信者未来与你的联系。
- 切忌全文使用英文大写字母。这样写成的邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟，这仍是种文字沟通方式，遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。
- 定期重新审查你发过的电子邮件，评估其对商业往来所产生的影响。
～本文作者韩佛瑞□安是ETICON公司的总裁 (该公司专门提供商业礼节顾问服务)，首创「礼节是值得骄傲的」教育课程，通讯地址：PO Box 69530, Columbia, SC 29229 USA.，电话：803-736-1934，电传：803-736-0673，网址：http://www.eticon.com/
如果你现在正面临许多的困难，你很需要一双聆听的耳朵，「新丽人」很盼望听到你的回音。请你清楚地描述你的问题并填具下表，我们会有辅导员与你联络。
