高效训练 Boost Camp

Written by Ron.Kaufman



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By 作者:乔伊□德克斯; 译者:毛雅琴

工商业界的经理级主管应好好投资在栽培新进人员的训练计划上。

有效的训练计划不仅能使新员工稳定下来,更提升其忠诚度,以及客户服务品质。当新职员一开始就受到欢迎,又得到良好的训练,他们除了比较容易和大家打成一片外,也较容易贡献一己所长。他们不仅会在亲朋好友之间传递好的口碑。他们更能在客户、商业夥伴、及供应商之间游刃有余。

不当的训练计划会使公司行号得不偿失。而且一开始就不顺利的员工也不会久留。若公司的流动率很大,就代表著需要不断的训练、栽培、及补充新血。这时更需振奋员工的士气。因为每一次有人离职,都会有其他员工问:「我是否也该考虑换工作了?」

虽然很多经理主管都知道训练新血轮很重要,但只有极少部份的人愿意劳心费神的付出心血。

现在就是一个评估训练计划的大好时机:你可以参考以下的建议来衡量你目前状况如何:

1.长程计划:高效率的训练是渐进的过程,因此不需要赶在一、两天内就结束。让新手在刚上工的头几天就感到有归属感是很重要的。但更重要的是让他们能够长期的为公司潜心效力。对一个工厂的工人来说,可能费时六周;对一个高层阶级主管,则可能要费时半年。

2. 花时间、凡事有定时。新职员刚上班时,他们必须知道公司对员工的服装要求是什么?工作上有那些利器可使用?电话使用规则为何?其他同事在何处聚集?或一起用餐?薪资又是如何给付?过一阵子,他们会问更进一步的问题:「我会如何被评估?」「为什么制度会这般设立?」「我该如何提供建议?」以及「当遇到困难时,谁能帮助我?」

不要尝试在短期内回答所有的问题。但可在新进人员刚工作的数周或数月,慢慢回答他们所有的担心与害怕。这样可使新员工渐进式的完全吸收所有资讯且加以消化。

一些延伸制的在职训练也会为新手带来自信。因为他们刚开始都会承受极大的压力及求表现。公司应不断地提供学习机会,使他们感受到长期地被关心。

3. 动员所有员工。不单是新员工会影响你的训练品质,在这重要阶段,无论是同侪、老板、下属、资深经理、顾客、供应商、甚至新员工的家庭,都是息息相关的。每个单位都对新进职员存有不同的期望。让每个单位在训练计划当中办演主动积极的角色,并有机会提出他们的关切。如:同事间的相处、午餐会议、座谈会、现场参观、以及家庭时间等,这些都可以在不同团体或个体之间善加利用。

人力资源部门也是重要的一环。如果训练计划办的成功,将来新进人员会较有信心地和人力资源部谈及他们的顾虑。相反的,失败的训练计划会使新进人员对人力资源部失去信心,也不会愿意与之有任何瓜葛。

优良训练计划要达成的目标。你的训练计划应该能够达到以下七点:

1. 制造舒适和谐气氛。

新职员在新环境需要有归属感,并被接纳。尽量制造机会使新员工可和同侪、老板、下属、其他部门的同事、顾客、供应商、及资深经理多一点接触,以增加彼此的互动。使这些聚集呈现多元化的交流。例如:非正式的交谈、茶点时间或下班后的聚餐、向厂商引荐新员工、参与团体或偶而出席经理级会议等等,都不啻为增进工作默契的良方。还有,把新职员送到其他部门参观学习,一个下午、一天、或一星期的训练,都会带来极大的效果,使得公司上上下下都呈现一片和乐融融的新气象。

2. 介绍公司文化。

新员工总是希望很快适应整个公司大环境。「公司到底是怎样 『运作』?」「同事们如何呈现 『工作计划』?」「『准时』 是否为大家所看重?」「会议会『准时』 开始吗?」以及「是不是每个人都要『加班』?」

要深入公司的文化,就是要藉著正式或非正式的相互了解来达到目的。不论是工作上的表现、私下的对话、个人的人际关系、午餐时的交谈、下班后的聚集、或者只是在厕所匆匆聊上几句,都会有所帮助。

试著把你正面的影响力绽放在正式工作表现以外。将你成熟老练的员工引荐给新进员工,形成一种「师徒制」关系;也让新员工和同质性高的同事建立「夥伴」关系。

不要使「师徒制」僵化并成为一种负荷。你可以藉著和旧员工一起用餐来关心他们的需要。鼓励他们每周和所带的人固定聚集。在一年一度员工大会中强化「师徒制」,也用行动当众表达对旧员工的感激之情。

3.呈现「远景」。

你必须好好帮助新进人员明了并有把握回答以下的问题:「公司历年来历经那些演变?」「现在公司处于何种状态?」「公司的远景为何?」「谁是我们的顾客?」「他们对我们的评鉴是什么?」「谁是我们最大的竞争对手?」「我们的市场发展又如何?」「我们现在专注在什么方向:我们是否不断扩展?是否研发新科技?或者我们正在缩编当中?」

你可以精心设计一个杰出的训练计划以呈现公司美好远景。使用幻灯片、投影机、录影机、甚至多媒体来达到效果。例如:播放历史精华、展示现况、及放眼未来目标、方向。不亢不卑的叙述开创史、细说一些公司成就、充满兴奋的展望未来。但千万不要隐藏公司的弱点:请坦诚地提到公司现在面临的困难、挑战、和压力。让整个大方向充满了活力、冲劲、及合时宜的远景。

在大公司里面,资深的经理是担任传递异象的最佳人选。但因为他们常常出公差,你可能无法求助于他们。然而有一个好方法可解决这个困境:事先用录影带录下他们的金玉良言,之后在新进员工的训练中分享给所有人。不论用在研讨会、问题解答、或「经理时间」都蛮有创意的。

4.阐述工作责任和奖赏。

一开始就开诚布公。确定新员工了解整个公司的营运状况。以身做则使其明白,一个好的工作表现会得到怎样的评估及回馈。也让一些成功的前辈来现身说法有关工作上晋升的机会及潜力。

5. 适量处理行政事宜。

公司总有忙不完的文件处理工作。举凡「员工同意书」、「保险规条」、「福利制度」、「慈善机构捐赠」、「置物箱管理」、「工具和制服发放」等条例、真是既琐碎又冗长。

虽然完成这些例行文件很重要,但千万不要在训练期间花太长时间坐在那里填表格。宁可在前几个星期把时间分散来完成这些历行公事。若在第一天就有填不完的表格,是不会激发新员工冲劲,更不会使你的公司有动力!

6. 不时的简视现况。

不要在训练时制造公司假像来误导新进人员。如果你只呈现光明面,就不要惊讶二、三周后,新进员工在工作上饱受惊吓!好好的花时间谈谈目前公司面对的压力、瓶颈和挑战。有一个大公司的训练主题是:「你会比在公司工作多年的员工更了解公司的问题所在。」这样的走向会使新员工了解实际状况,并开始著手来解决棘手问题。

7. 公司总动员。

让公司每个人在新进员工训练中都有参与感。让你的同事有份于「师徒制」架构;让其他经理担任研讨会主持人;让你的下属负责新职员参观其他部门的活动。让新员工的家庭也有一天来参观公司并合照团体相,然后选一张上上之选的照片,附在你所写含有公司名号的亲笔信中,这样一定很快就能打动人心。

最后,让所有的新进人员也有机会配搭在欢迎下一批新手的策划中。如此一来,不仅使你的训练计划既新鲜又成功,更使得每一次被训练过的新职员能够感受到自己也进级到公司正式员工,是一位有经验,并能提供自己的专长的好员工。

你在员工训练计划所花费的时间、金钱、和人力,决不会徒然成空。终久你会饱尝辛勤耕耘所收成的美果。最重要的,就是保持你的训练计划筹备完善、细心实施、并且不断的更新改进!

亲爱的朋友,也许你正为周遭的事务烦恼困惑,也许你对人生有很多的不满与问题,我们有一群关心你的辅导员很愿意与你共渡难关。

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  • Serena Wang 蔡佩芬 said: 非常感謝你的提醒,我們會馬上改善。以馬內利... Read More »
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